¿Cómo obtener copias de las escrituras notariales?
En este artículo, vamos a realizar un breve análisis sobre la obtención de copias de escrituras notariales. Lo primero que debemos abordar es qué se entiende por copia de escritura notarial. La escritura notarial es un documento público que se otorga ante Notario, que incrementa la seguridad jurídica y permite el acceso al Registro de la Propiedad.
Se trata de un documento íntegro que no necesita de ninguna comprobación o contraste y que posee, por sí mismo, plena eficacia otorgada por la ley desde que el Notario lo autoriza. Es, por tanto, un instrumento ejecutivo que tiene fuerza probatoria de los hechos, las fechas y las declaraciones que incluye. De acuerdo con lo dispuesto en el art. 17.1 de la Ley del Notariado, “las escrituras públicas tienen como contenido propio las declaraciones de voluntad, los actos jurídicos que impliquen prestación de consentimiento, los contratos y los negocios jurídicos de todas clases”.
Debemos tener en cuenta que la escritura notarial solo circula a través de copias, bien sean en papel o electrónicas. La matriz u original con las firmas originales de los otorgantes se conserva en el despacho del Notario que la autoriza. Según el art. 17.1 de la Ley del Notariado, por escritura matriz se entiende “la original que el Notario ha de redactar sobre el contrato o acto sometido a su autorización, firmada por los otorgantes, por los testigos instrumentales, o de conocimiento en su caso, y firmada y signada por el mismo Notario”. Por consiguiente, la copia de la escritura notarial es una reproducción literal del documento que se ha otorgado ante Notario, esto es, de la escritura matriz u original.
Tipos de copias de escrituras notariales según su valor probatorio
Según su valor probatorio, las copias de escrituras notariales pueden ser:
Copia autorizada
Esta copia se expide con la firma del Notario y tiene la consideración de escritura pública, al igual que sucede con la escritura matriz. Suele confundirse la copia autorizada y la escritura original. Pero, como hemos señalado, el Notario siempre va a conservar la escritura matriz y solo hace entrega de copias.
Las copias autorizadas son reproducciones exactas de lo que se ha firmado, expedidas con las formalidades previstas en la normativa, pero en las que solo aparecerá la firma del Notario. Es por ello que la copia autorizada tiene el mismo valor probatorio que la escritura notarial.
Copia autorizada electrónica
Esta copia es un documento electrónico generado por el Notario que otorgó la escritura notarial. La copia autorizada electrónica tiene el mismo valor que la copia autorizada en papel, atribuyéndosele también el valor de documento público.
Copia simple
Estas copias tienen carácter meramente informativo. Nunca llevan la firma del Notario, pero sí reproducen el contenido íntegro de la escritura notarial.
Tradicionalmente, se expresaba el carácter de primera, segunda o tercera copia de las escrituras notariales. Ahora, solo debemos determinar en cualquiera de las copias si se expide con carácter ejecutivo, independientemente del orden de expedición. Así lo recogen los arts. 17 de la Ley del Notariado y 233 del Reglamento Notarial. Estos preceptos disponen que, a los efectos del art. 517.2 4.º de la LEC, se considera título ejecutivo aquella copia que el interesado solicite que se expida con tal carácter. Por tanto, ahora se atiende a la finalidad con la que se pide la copia de la escritura notarial, con independencia de que se trate de la primera, segunda o sucesivas.
Tipos de copias de escrituras notariales según su extensión
Según su extensión, las copias de las escrituras notariales pueden ser:
- Copias totales. Las copias totales son aquellas que contienen una transcripción íntegra de la escritura matriz.
- Copias parciales. Las copias parciales son aquellas que solo contienen una parte de la escritura matriz, atendido el interés y el requerimiento del solicitante.
¿Qué son los testimonios de las escrituras notariales?
Un testimonio notarial consiste en la transcripción o fiel reproducción de un documento original, de cuya correspondencia entre ambos responde el Notario investido de la fe pública. Por su parte, se trata de documentos públicos notariales que no se incorporan al libro registro ni al protocolo notarial. Los testimonios pueden ser básicamente de 3 tipos: de vigencia de normas, de legitimación de firmas y por exhibición de documento.
El testimonio de vigencia de normas consiste en un dictamen expedido por el Notario cuyo objeto es “acreditar en el extranjero la legislación vigente en España o el estatuto personal del requirente” (art. 255 Reglamento Notarial).
El testimonio de legitimación de firmas implica un juicio del Notario, la convicción del fedatario público de que la firma que consta en un documento pertenece a su autor. Tal como dispone el art. 256 del Reglamento Notarial, “la legitimación de firmas es un testimonio que acredita el hecho de que una firma ha sido puesta a presencia del notario, o el juicio de éste sobre su pertenencia a persona determinada”.
Por último, en el testimonio por exhibición de documentos, el Notario se limita a asegurar que la transcripción o reproducción del documento coincide con el que se exhibe. Así lo recoge el art. 251 del Reglamento Notarial.
¿Qué personas pueden solicitar y obtener las copias?
Según el art. 224 del Reglamento Notarial, las personas que pueden solicitar y obtener copias de las escrituras notariales son las siguientes:
“Además de cada uno de los otorgantes, según el artículo 17 de la Ley, tienen derecho a obtener copia, en cualquier tiempo, todas las personas a cuyo favor resulte de la escritura o póliza incorporada al protocolo algún derecho, ya sea directamente, ya adquirido por acto distinto de ella, y quienes acrediten, a juicio del notario, tener interés legítimo en el documento”.
Por tanto, tiene derecho a obtener copia de una escritura notarial cualquier persona que haya intervenido en la firma de la misma. Ahora bien, también tiene derecho a obtener copia simple de la escritura cualquier persona a cuyo favor derive de la escritura notarial algún derecho. En todo caso, aquella persona que considere tener interés legítimo también puede solicitar la copia de la escritura notarial. En este último supuesto, será el Notario el que deberá valorar si ese interés legítimo resulta suficiente para la obtención de la copia.
¿Pueden los deudores solicitar una copia de la escritura de la cesión de crédito del acreedor?
El deudor de un crédito cedido no se encuentra entre los sujetos a los que el art. 224 del Reglamento Notarial reconoce específicamente el derecho a obtener copia de la escritura. Por ello, el deudor se tiene que acoger al denominado principio inspirador, es decir, que debe acreditar, a juicio del Notario, tener interés legítimo en el documento.
Este interés legítimo puede darse cuando “el conocimiento del contenido de la escritura sirve razonablemente para ejercitar eficazmente un derecho o facultad reconocido singularmente al peticionario por el ordenamiento jurídico, y que guarde relación directa y concreta con el documento, o sirva para facilitar de forma evidente un derecho o facultad igualmente relacionado con la escritura” (Resoluciones de la DGRN de 16 de octubre de 2017 y de 4 de julio de 2019).
Como sabemos, la notificación al deudor de la cesión de un crédito no es requisito de validez, sino de legitimación del nuevo acreedor (art. 1.527 Código Civil). Por ello, el único derecho que el deudor puede adquirir debido a la cesión es el de retracto de crédito litigioso (art. 1.535 Código Civil). Este derecho consiste en la facultad de extinguir el crédito reembolsando a la parte cesionaria el precio satisfecho, los intereses y las costas, pero solamente cuando se trate de un crédito litigioso.
Por consiguiente, los deudores podrán solicitar y obtener una copia de la escritura de la cesión de crédito del acreedor cuando, en su caso, el crédito tenga el carácter de litigioso. Así, para poder obtener la copia, debemos aportar ante el fedatario público aquellos indicios o pruebas necesarios para considerar el crédito como litigioso.
¿Pueden los avalistas o fiadores solicitar una copia de la escritura de la cesión de crédito?
El avalista o el fiador de un crédito cedido tampoco se encuentran entre los sujetos a los que el art. 224 del Reglamento Notarial reconoce el derecho a obtener copia de la escritura. Así, el avalista o el fiador se tienen que acoger al denominado principio inspirador, es decir, que deben acreditar, a juicio del Notario, tener un interés legítimo en el documento. Por su parte, la DGRN ha establecido la misma doctrina al respecto, con independencia de que el solicitante de la copia sea deudor o garante del crédito objeto de cesión (Resolución de la DGRN de 27 de febrero de 2018).
Por tanto, el avalista o el fiador podrán obtener una copia de la escritura de cesión de crédito del acreedor siempre que el crédito tenga carácter de litigioso. Así, para poder obtener la copia, se debe aportar ante el Notario aquellos indicios o pruebas necesarios para considerar el crédito como litigioso.
¿Quién es el Notario hábil que debe expedir las copias?
De acuerdo con lo dispuesto en el art. 222 del Reglamento Notarial, solo se encuentra facultado para expedir copias de la escritura el Notario en cuyo poder se encuentre legalmente el protocolo. Continúa el precepto señalando lo siguiente:
“Ni de oficio ni a instancia de parte interesada decretarán los Tribunales que los Secretarios judiciales extiendan, por diligencia o testimonio, copias de actas, escrituras matrices y pólizas, sino que bajo su responsabilidad las exigirán del Notario que deba darlas, con arreglo a la Ley del Notariado y el presente Reglamento, es decir, justificando ante el Notario, y a juicio de éste con la documentación necesaria, el derecho de los interesados a obtenerlas, y siempre que la finalidad de la petición sea la prescrita en el artículo 256 de la Ley de Enjuiciamiento Civil. Para los cotejos o reconocimientos de estas copias se observará lo dispuesto en el párrafo tercero del artículo 32 de la Ley”.
¿Puedo solicitar una copia de la escritura notarial por carta?
Es posible solicitar una copia de la escritura notarial por carta o cualquier otra comunicación dirigida al Notario. Así lo recoge el art. 230 del Reglamento Notarial. Una vez recibida la carta, si al Notario le consta la autenticidad de la solicitud o aparece la firma legitimada y, en su caso, legalizada, expedirá la copia de la escritura notarial. La copia expedida se entregará a la persona designada o se remitirá por correo al solicitante, sin responsabilidad del Notario por la remisión.
¿Qué sucede si el Notario no hace caso a nuestra petición?
Si el fedatario público no expidiese la copia de la escritura notarial que le hemos solicitado, cabe interponer recurso de queja ante la Dirección General de los Registros y del Notariado. Durante la tramitación del citado recurso, se oirá al propio Notario y a la Junta directiva del respectivo Colegio, dictándose la resolución que proceda (art. 231 Reglamento Notarial).
En caso de que la resolución de la DGRN fuese ordenando la expedición de la copia, el Notario deberá hacerlo constar en las notas de expedición y suscripción de la copia (art. 231 Reglamento Notarial).
Resoluciones de la DGRN respecto a la cuestión
- Resolución de la DGRN de 16 de octubre de 2017 (Sistema Notarial).
En esta resolución, la DGRN acuerda expedir testimonio parcial de la escritura de cesión, pero solo en caso de que se aporten a la Notaría datos necesarios para considerar el crédito como litigioso. La notificación al deudor de la cesión de su crédito no es requisito de validez, sino de legitimación del nuevo acreedor. Por ello, el único derecho que el deudor puede adquirir por la cesión es el del art. 1.535 del Código Civil. Este derecho consiste en la facultad de extinguir el crédito reembolsando al cesionario el precio satisfecho, las costas ocasionadas y los intereses, pero únicamente cuando se trate de un crédito litigioso. Por consiguiente, el carácter litigioso del crédito es clave para resolver el presente recurso.
En el presente supuesto, el reclamante en un primer momento no califica de litigioso su crédito. El deudor se limita a alegar que, por la falta de expedición de la copia no ha podido ejercer en tiempo y forma su derecho de retracto, pero sin aportar pruebas. Debido a ello, su pretensión adolece, no solo de prueba documental, sino también de la apariencia de buen derecho que justificaría su pretensión. Por todo ello, la DGRN acuerda expedir testimonio de la escritura de cesión de créditos, pero con la condición de aportar datos necesarios para considerar el crédito como litigioso.
- Resolución de la DGRN de 27 de febrero de 2018 (Sistema Notarial).
En esta resolución, la DGRN confirma la denegación de la expedición de copia de la escritura de la cesión de crédito al deudor. La DGRN entiende que las únicas partes en el contrato de cesión de créditos son el cedente (entidad financiera) y el cesionario (adquirente de la cartera), pero no el deudor cedido. Al deudor se le puede notificar la cesión, pero a los solos efectos del art. 1.527 del Código Civil, esto es, para que no quede liberado pagando al cedente.
Así pues, si el deudor cedido no es parte del contrato no tiene, en principio, derecho a copia de la escritura de cesión. En cuanto al interés legítimo, la DGRN sostiene que solamente lo tendrá cuando pueda ejercitar razonablemente algún derecho. Esto sucede en el supuesto del art. 1.535 del Código Civil, que permite extinguir el crédito, pero exclusivamente cuando el mismo sea litigioso. Ahora bien, aclara la DGRN que el Notario no puede exigir “prueba pública y definitiva” de ese carácter litigioso, sino que “bastará con un principio de prueba que permita apreciar una apariencia de buen derecho en el interés invocado por el solicitante de la copia”.
Por todo ello, la DGRN no constata en este caso indicios suficientes para estimar procedente la expedición de copia de la escritura. Si bien el deudor solicita al Notario copia de la escritura de cesión de créditos para conocer el precio y la forma de efectuarse la cesión, no se trata de un crédito litigioso.
- Resolución de la DGRN de 4 de julio de 2019 (Sistema Notarial).
En esta resolución, la DGRN confirma la denegación de la expedición de copia de la escritura de la cesión de crédito al deudor. La notificación al deudor de la cesión de su crédito no es requisito de validez, sino de legitimación del nuevo acreedor. Por ello, el único derecho que el deudor puede adquirir por la cesión es el del art. 1.535 del Código Civil. Este derecho consiste en la facultad de extinguir el crédito reembolsando al cesionario el precio satisfecho, las costas ocasionadas y los intereses, pero solo cuando se trate de un crédito litigioso. Por consiguiente, el carácter litigioso del crédito es clave para resolver el presente recurso.
Como señala la DGRN en esta resolución, “solo en el caso de crédito litigioso se necesita saber el precio de la cesión. Para ello es necesario, por tanto, que cuando se realice la cesión el crédito ya tenga tal carácter de litigioso, entendiendo por tal el crédito que habiendo sido reclamada judicialmente la declaración de su existencia y exigibilidad por su titular, es contradicho o negado por el demandado (aunque sea sólo con la oposición tácita que implica la rebeldía) y precisa de una sentencia firme que lo declare como existente y exigible”.
Por todo ello, la DGRN no constata en este supuesto indicios suficientes para estimar procedente la expedición de copia de la escritura. Ello debido a que en el presente caso el procedimiento de ejecución hipotecaria se inició en el año 2015, habiéndose dictado auto despachando ejecución en 2016, sin que el ejecutado se personase en el procedimiento. Por su parte, la escritura de cesión de créditos está fechada en 2018, lo que su pone que, a dicha fecha, debería haber estado ya promovida cuestión sobre el posible retracto del crédito litigioso (art. 1.535 Código Civil).