A veces es por desconocimiento sobre el funcionamiento de los impuestos, pero otras muchas la factura de un autónomo con Hacieda se dispara, simplemente, por no prestar atención a cosas tan sencillas como deducirse bien los gastos de actividad.
Ticktets que no se pueden deducir o facturas proforma sin los datos correctos, retrasos en la presentación de las liquidaciones o, sencillamente, una mala planificación fiscal. Cumplir con Hacienda no es algo sencillo para un autónomo, pero cumplir con todas las obligaciones y, a la vez, ahorrar en la factura con el Fisco no siempre está reñido. Además, hacer las cosas bien supone un importante ahorro en sanciones.
Ahora, bien, ¿cuáles son los errores más habituales que comenten los autónomos a la hora de enfrentarse al papeleo con Hacienda? Desde Declarando, plataforma online de asesoramiento fiscal a autónomos, identifican los fallos más habituales en los que incurren estos profesionales cuando realizan sus declaraciones tributarias.
En su mayor parte, «son consecuencia de importantes lagunas de conocimiento sobre la legislación tributaria, pero también de la falta de tiempo o de planificación, que muchas veces no se suple con la ayuda profesional adecuada», apuntan desde la compañía.
Los 5 errores más habituales son:
1. No deducir todos los gastos posibles; deducir gastos no aplicables a la actividad o hacerlo de forma incorrecta. Un autónomo puede tener más de 100 gastos deducibles, y la situación más habitual es que no se conozcan todos.
Los gastos deducibles son la auténtica clave para pagar menos impuestos como autónomo, ya que rebajan el resultado fiscal sobre el que se calculan los impuestos trimestrales y anuales a pagar.
Muchos autónomos creen que contando con los servicios de un gestor se resuelve el problema. Pero la realidad dista mucho de ser así. Los gestores, habitualmente, se dedican a presentar los modelos y, en algunos casos, a contabilizar facturas y registrar gastos. Pero sólo registran los que el autónomo le pasa; si éste desconoce cuáles son los gastos deducibles aplicables a su actividad, el gestor no los incluirá.
Y, por desgracia, también es muy común incurrir en el error contrario: deducir gastos que legalmente no son aplicables a la actividad, lo que puede resultar en sanciones de Hacienda.
Algunos de los gastos que generan más dudas entre los autónomos son las dietas, los gastos de viaje y combustible o los suministros de agua, luz, teléfono e Internet cuando se trabaja desde casa. Por ejemplo, los gastos de internet solo son deducibles al 100% cuando el autónomo ha contratado una línea individual de uso exclusivo para su negocio, y en el caso de los gastos relacionados con el teléfono, debe tratarse de un número de teléfono que no sea de uso personal.
2. Planificar con poca antelación el pago de impuestos trimestrales. Tanto si el autónomo presenta sus impuestos a través de la web de Hacienda como si lo hace con la ayuda de un gestor, lo habitual es realizar esta gestión unos días antes de la fecha límite de presentación de impuestos establecida por Hacienda. Hasta ese momento, el autónomo no sabe cuál es su resultado fiscal; es decir, cuánto le tocará pagar. Y a veces, pueden ser importantes sumas de dinero.
Pero si el autónomo realiza una previsión adelantada de cuánto tendrá que pagar a final del trimestre, podrá tomar mejores decisiones. Por ejemplo, podría esperar un par días a entregar un proyecto terminado al cliente, y de esta manera podría tomar la decisión que le resultase más ventajosa: emitir la factura al trimestre siguiente, adelantar una compra pendiente para incluirla como gasto deducible en su declaración; solicitar un aplazamiento del pago del IVA o, incluso, un préstamo para hacer frente a la situación.
3. No presentar todos los modelos a tiempo. Un autónomo puede presentar a la Agencia Tributaria hasta 11 modelos, entre los trimestrales y los anuales. Y no presentarlos a tiempo tiene consecuencias económicas para el autónomo. Su gravedad dependerá de cuánto se retrase en su presentación y de si ésta se realiza por propia iniciativa o como respuesta a un requerimiento de Hacienda.
Muchas veces sucede que un pequeño cambio en la actividad del autónomo hace que cambien sus obligaciones fiscales, y es fácil no darse cuenta de la necesidad de presentar un nuevo modelo.
Por ejemplo, cuando el autónomo de repente alquila un local para ejercer su actividad, eso le obliga a presentar el modelo 115, o cuando realiza un gasto de proveedores europeos, incurre en la necesidad de presentar el modelo 349.
4. No optimizar la declaración de la renta anual. Cuando el autónomo se encuentra presentando su declaración de la renta poco antes de que termine el plazo estipulado por Hacienda, ya es demasiado tarde para tomar las decisiones adecuadas que le permitan ahorrar más.
Con una planificación adelantada o en tiempo real, el autónomo sabe cuánto le falta para subir de tramo del IRPF en la renta, por lo que puede tomar la decisión de no aceptar nuevos clientes o retrasar sus facturas hasta el próximo ejercicio fiscal. O puede decidir invertir en un producto financiero, como un seguro o un plan de pensiones, o realizar más compras para su negocio.
Todas estas decisiones son las que le permitirán pagar menos o que le devuelvan más a final de año, pero se deben tomar de forma adelantada para tener capacidad de reacción.
Además, la previsión de la cantidad total de impuestos a pagar a final de año -lo que se conoce como impuesto de beneficios- es una herramienta imprescindible para que el autónomo fije correctamente el precio de sus servicios, ya que así sabe cuánto se quedará Hacienda de su margen y lo puede añadir al precio.
5. Desentenderse de todos los trámites fiscales cuando se tiene un gestor. Pensar que por el hecho de contar con la ayuda de un gestor optimizamos las declaraciones fiscales puede dar origen a algún que otro sobresalto o disgusto. Muchos gestores sólo registran los gastos que el autónomo le pasa y no tienen tiempo para realizar un estudio personalizado, ni mucho menos para revisarlo periódicamente y detectar nuevos gastos a medida que la situación del autónomo va cambiando.
Asimismo, si el autónomo no le informa de que sus condiciones han cambiado (y eso supone que éste debe darse cuenta de las implicaciones que tiene cada pequeño cambio), el gestor no presentará determinados modelos y el autónomo estaría incurriendo en una falta sancionable por Hacienda.
En cuanto a la declaración de la renta anual, el gestor sólo contabilizará los ingresos y gastos que le pase el autónomo y obtendrá el resultado a pagar o a devolver. Pero no podrá hacer un seguimiento minucioso de cada pequeño detalle, que es lo que puede marcar la diferencia entre tener que pagar importantes sumas de dinero y no tener que pagar nada, o incluso que Hacienda le devuelva dinero.
En general, el gestor puede cometer errores manuales, puesto que es un humano, y el autónomo debería estar siempre atento para revisarlo todo. Ahora, debe saber también que, en caso de que se produzcan errores, el responsable ante Hacienda es el autónomo, no su gestor.